BCPとは何か?わかりやすく内容や必要性、ポイントなどを解説

介護事業所において、BCP策定の義務化が決定しました。

確かにBCP策定義務化は決まりましたが、もともとBCPを策定している介護事業所ばかりではありません。

これからBCP策定をおこなう場合、BCPに関する知識がない方もいるでしょう。

そもそも、BCPとはなんなのかがわからないケースもあります。

そこで、この記事では、BCPの詳細や必要性について紹介します。

作成のポイントや運用のコツについても紹介しているので、これからBCP策定を考えている方はぜひ、ご参考にしてください。

BCPとは?

BCP(事業継続計画)は、地震などの自然災害や感染症の流行などが起こったときに事業の打撃やシステム的損害を最小限におさえて、緊急事態が発生した場合でも通常時と同様の事業継続や、事業が停止した場合でも早期に回復できるような計画をすることを指します。

事業所における社会的信用を保つためにも、明確なBCPを策定していかなる場合であっても事業継続を目指すことでさらなる信頼性の獲得にもつながります。

BCPを1度、策定してもそれで終了というわけではないので、何度も修正・改善を繰り返して事業に最適なBCP策定を目指す必要があります。

防災計画との違い

防災計画は災害対策や復旧対策が定められているものです。

しかし、阪神淡路大震災や新潟中越沖地震が発生した当時、防災計画が定められているのにもかかわらず、自治体の職員自体も被災してしまい行政サービスの提供継続が困難になってしまったことがありました。

自治体が被災してライフラインや情報通信環境等が制限されてしまった場合でも、スムーズな業務遂行やサービス継続ができるように環境を整えておくために考えられたのが、BCPになります。

防災計画とBCPをうまく組み合わせて緊急時に備えておくのが重要です。

なぜBCP策定が必要なのか?

BCP策定が必要な理由には、おもに以下のような項目があります。

  • 事業資産への被害を抑えるため
  • 災害後、早期に復事業を再開するため
  • 顧客からの信用を守るため

策定理由を把握することで、BCPに対する理解をより深めることができます。

事業資産への被害を抑えるため

2011年に発生した東日本大震災によって、多くの企業が人員や設備を失ったことで倒産に追い込まれた企業も多くありました。

被災を免れた企業でも事業の復旧が遅れサービス提供が停止し、結果的にクライアントが離れて倒産および従業員のリストラを余儀なくされた企業も少なくありません。

地震や台風などの自然災害が発生した場合でも従業員やクライアントを含めて被害を最小限にすることが、BCPを策定する理由です。

事業自体の資産へのダメージもおさえて、早期復旧を目指すことが重要になります。

災害後、早期に事業を再開するため

自然災害や感染症の流行が発生した場合、想定外の事態が起こるケースがほとんどです。

環境や設備も限られてくるので、通常運用時に普通にできていることがパニック状態となって対応不可能になる可能性があります。

また、組織の指揮をおこなうべき経営陣が緊急時に現場にいないことも考えられます。

そこでBCPを策定して日頃から事前準備をおこなっておくことによって、緊急時の情報収集・共有も迅速におこなうことができます。

想定外の事態が発生したとしてもBCP策定による事前準備と、訓練・シミュレーションをしていれば混乱せずに対応できます。

さらに、これらのBCPの考え方を従業員に意識づけすることで、指示をおこなう経営陣がいなかったとしても従業員独自で行動できて、事業の早期復旧につながります。

顧客からの信用を守るため

企業が存続していくためには、いかなる場合であっても従業員の安全を確保したうえで事業継続をおこない、クライアントの信用を守り続ける必要があります。

自然災害や感染症流行が要因とはいえ、長期的に商品やサービスの提供が停止してしまうとクライアントからの信頼も失われてしまいます。

クライアントからの信頼を保持することは、事業の資産ダメージを最小限におさえることにもつながります。

さらには、企業の市場価値をあげることにもなるのでBCP策定は企業にとっての最重要課題となるでしょう。

BCP作成における3つのポイント

BCP作成におけるおもなポイントは、以下の3つです。

  • 想定されるリスクを洗い出す
  • 重要業務を特定する
  • 緊急時の体制を整備する

BCP作成のポイントを把握することで、効率的かつ具体的なBCPを確立できます。

想定されるリスクを洗い出す

・地震やテロなど、自社が被りそうなリスクを想定して洗い出す

BCPを作成する場合、まずは想定されるリスクを洗い出すことが大切です。

地震や洪水など自然災害や感染症の流行、さらにはテロによる被害などあらゆる最悪のケースを想定してリスクを洗い出しておくようにしましょう。

リスクを洗い出したうえで、業務に関わる重要な項目に優先順位をつけて順番に作業していくのがポイントです。

重要業務を特定する

実際に災害が発生した場合、人員を限られて作業できる業務範囲も減少します。

そのため、事前に緊急時において優先的に販売する商品と提供するサービスについて決めておく必要があります。

重要業務を特定するうえで大切なポイントは、以下の通りです。

  • 従業員の安全確保および追加人員の確保
  • 設備の被害状況確認
  • 緊急時に使用する資金の調達状況確認
  • 情報収集・共有体制フローの確立
  • データの保存管理およびバックアップフローの確立

これらの対応を事前におこなっておくことで、緊急事態が発生した場合でもスムーズに重要業務を特定してサービスの提供継続が可能になります。

緊急時の体制を整備する

緊急時の対応には初動対応や復旧対応などいくつかの段階があります。

災害が発生した場合にスムーズな情報共有や業務をおこなうためにも、だれが重要業務の意思決定をするのか、その指示はだれがおこなうのかといった指揮命令系統を整備しておく必要があります。

また、指揮命令系統が確立していたとしてもその責任者が不在であることも十分、考えられます。

そのため、責任者不在の場合の対応ケースも想定しておき、代理の責任者を複数人たてておく必要もあるでしょう。

BCP策定・運用のコツ

BCP策定・運用のコツは、おもに以下の3つです。

  • テンプレートえを使用する
  • BCPコンサルタントを活用する
  • 策定後も訓練・教育を欠かさない

策定・運用のコツをおさえておくことで、効率的なBCP活用をおこなえます。

テンプレートを使用する

知識があれば問題ないですが、これまでBCP策定をおこなっておらず、一から策定していくとなると難しいケースもあると思います。

その場合は、中小企業庁が作成しているBCP策定テンプレートを使用すると、策定がスムーズかもしれません。

https://www.chusho.meti.go.jp/bcp/contents/bcpgl_download.html

BCP策定の運用指針に関する情報や、実際のBCP記入シートなどBCP策定初心者でも理解できるような資料が用意されています。

とても便利な内容になっているので1度、試してみるといいかもしれません。

BCPコンサルタントを活用する

自社で策定できない場合は、コンサルタントも活用しよう

テンプレートを使用しても内容が難しく、BCP策定ができないこともあります。

その場合は自社で策定することにこだわらず、外部のBCPコンサルタントに依頼するのも1つの手段です。

BCPコンサルタントであれば、BCP策定はもちろん策定後の運用サポートもおこなってくれるので、安心して任せることができます。

策定後も訓練・教育を欠かさない

BCPについては、策定して完了ではありません。

策定後も定期的なBCP内容の見直しを実施して、なおかつ、訓練・教育も欠かさずおこなう必要があります。

訓練・教育をおこなうことで見逃していたBCPの問題点や不足点などを発見できます。

また、策定したBCPを従業員に意識づけするためにも訓練は非常に重要です。

改善・修正を繰り返すことで、企業に合ったBCPに近づきます。

まとめ:事業の早期復旧にはBCPが欠かせない

BCPは防災計画と組み合わせることによって、さらなる効果を生むことがわかりました。

しかし、ただBCP策定をおこなえばいいわけではなく、BCPの必要性や策定のポイントをおさえたうえで作業していくことが重要です。

明確なBCP策定は、企業の信用問題に大きく影響します。

具体的なBCP策定をおこなって、いかに事業を継続的に運用できるかが大切です。

緊急時の事業早期復旧のためにもぜひ、企業に適したBCP策定をおこなってみてください。